貿(mào)易指南：現(xiàn)場貿(mào)易展覽服務(wù)實用指南

現(xiàn)場貿(mào)易展覽服務(wù)

• 現(xiàn)場勞動的基礎(chǔ)

• 現(xiàn)場電氣/互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)

• 現(xiàn)場視聽租賃的基礎(chǔ)

• 現(xiàn)場客房清潔服務(wù)的基礎(chǔ)

• 現(xiàn)場展覽安全服務(wù)的基礎(chǔ)

• 現(xiàn)場貨運的基礎(chǔ)

現(xiàn)場表演服務(wù)包括表演現(xiàn)場提供的所有服務(wù)。分包商通常為展會管理提供這些服務(wù)。

現(xiàn)場人工

與工會或非工會勞工公司簽訂展覽管理合同，以提供展覽現(xiàn)場的安裝和拆卸服務(wù)（I＆D）。指定的勞工公司也可以提供裝飾（管道和懸垂物，過道地毯和登記柜臺）。他們還負(fù)責(zé)確保按時完成安裝并在事件發(fā)生后清除設(shè)施。

使用現(xiàn)場人工很方便，但不是強(qiáng)制性的。參展商可以與任何一家勞工公司簽約，只要該勞工公司遵守當(dāng)?shù)氐囊?guī)章制度以及展會政策和程序?，F(xiàn)場勞動承包商在現(xiàn)場設(shè)有服務(wù)臺，其勞動形式也方便地包含在展覽形式中。如果您在展廳需要更多的勞動力，可以輕松提出要求。大多數(shù)參展商都使用展覽勞力，因為它很方便。那些不使用現(xiàn)場勞力的人通常與另一家勞力公司有工作關(guān)系。

在工會監(jiān)管的展覽現(xiàn)場，工會定義了您在搭建和拆除過程中可以做的事情。通常，只有少數(shù)勞工與一位公司代表的比例。您可以處理所有產(chǎn)品。勞動人員負(fù)責(zé)處理顯示部件，電動工具和梯子。但是，如果您表現(xiàn)出誠意，大多數(shù)工作人員都非常靈活。

計劃非常非常重要。請記住，在安排搭建人員到您的展位之前，要安排地板和電氣的時間。同樣，在展會結(jié)束時，請計劃延遲將板條箱交付到展位的時間。有很多板條箱要交付，并且始終需要時間來協(xié)調(diào)交付。

現(xiàn)場電氣設(shè)備/互聯(lián)網(wǎng)

展會承包商還提供電氣設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。只有獲得許可的電工才能設(shè)置和拆除展覽中的電線和連接。從最真實的意義上講，這包括擰入燈泡，但大多數(shù)參展商都將其表示為布線和電路。電工檢查電線接地和斷路器負(fù)載，并尋找裸露或不安全的黑客接線和連接。電力是展廳的主要威脅。大功率無處不在。當(dāng)您考慮將所有木材，地毯和塑料集中在展廳中時，火災(zāi)是真正的危險。

電氣設(shè)備要求

您的展會資料夾包括用于訂購電氣服務(wù)的表格。您以瓦特和安培為單位訂購電量。您可以使用展位的平面圖指定出口位置。大多數(shù)人不熟悉如何加總他們的電力需求。您的展位可能包括各種照明設(shè)備，一臺產(chǎn)生鉛的機(jī)器和一些計算機(jī)工作站。

插座與固定裝置和電子設(shè)備之間的布線是最大的障礙。在美國的展品中，需要3芯接地的電源線，這樣可以轉(zhuǎn)換成更大的電線。您必須確定如何隱藏這些較大的導(dǎo)線。建筑物將布線隱藏在地板下，屋頂和墻壁下。展覽并不總是有這種選擇。它們將電線隱藏在地板下方或地毯墊下，或者從天花板上方的天花板上掉電。

如果您的展位對電氣有很多要求，請考慮在訂購時發(fā)送的電氣平面布置圖中添加項目清單。更好的是，指出在平面圖上哪些地方需要電氣設(shè)備。電工非常擅長閱讀和推斷電氣信息。他們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)錯誤并即時進(jìn)行調(diào)整，從而節(jié)省了您在展覽設(shè)置期間的時間和麻煩。

如有疑問，請致電展會管理。這些是展會管理的常規(guī)問題。

搭建展位空間并參展

您有兩個選擇。電源可以在地板下面運行，也可以從天花板掉下來。如果選擇地板，則需要地板隱藏布線。地毯墊可以很好地做到這一點，在1/2地毯墊之上的毛絨地毯可以更好地隱藏電線。其他地板（例如木材和地磚）需要在材料底面布線的通道以用于布線。盡可能要求電工使用扁線，而不要使用圓線。

當(dāng)展位配置和功率負(fù)載有意義時，公司會使用天花板下降。天花板下降比在地板上鋪設(shè)電線更昂貴。如果您正在考慮天花板下降，請致電展會管理人員，以討論您展位上的天花板配置。還討論地板插座的選項。表演管理可以幫助您確定最適合您的。

當(dāng)您選擇要購買的展品時，請確保您了解并熟悉如何在展位上進(jìn)行接線。同樣重要的是，請確保您在預(yù)期的電氣設(shè)備上進(jìn)行交流，包括所有照明設(shè)備。在設(shè)計階段要主動進(jìn)行電線管理，并與您的展覽顧問進(jìn)行討論。

添加互聯(lián)網(wǎng)訪問

在每個行業(yè)的展廳中，互聯(lián)網(wǎng)訪問已變得司空見慣。如果要在展位中在線訪問，則需要像訂購電氣一樣進(jìn)行訂購。您無需計算功率，但可能需要包括一個平面圖，以指示要將連接器放置在何處。包括酒店在內(nèi)的大多數(shù)展廳都安裝了對設(shè)施的高速無線訪問，從而使Internet訪問變得更加容易。

現(xiàn)場視聽（A / V）租賃

您可以從展會A / V承包商那里租借計算機(jī)，LCD屏幕，投影儀等等。它可能很昂貴，但不比購買設(shè)備貴。而且，消除了貨運損壞的風(fēng)險。

您的展會聯(lián)編程序?qū)⒕哂衼碜哉箷嗀 / V承包商的A / V表格。如果事先要求設(shè)備，通常會有折扣。

現(xiàn)場客房清潔服務(wù)

為了使您的展覽在整個展覽中保持美觀，有兩種選擇。您可以安排在展會期間通過現(xiàn)場服務(wù)清潔展品，或者可以帶上吸塵器和清潔用品并自己執(zhí)行任務(wù)?，F(xiàn)場客房服務(wù)公司與展覽裝飾商簽約，以向參展商提供服務(wù)。您的表演聯(lián)編程序應(yīng)具有訂購此服務(wù)的表格。清潔通常包括吸塵地毯和清空垃圾。清潔窗戶和層壓板表面的指紋仍由參展商負(fù)責(zé)。

在設(shè)置過程中，考慮將塑料放在地毯上。它并不便宜，但是可以有效防止溢出，垃圾和叉車輪胎痕跡。展會開始前，您將立即移除塑料。

清潔技巧

如果您有任何類型的毛絨地毯，尤其是顏色非常淺或非常暗的地毯，則每天清潔工作間是個好主意。如果您的地毯是新地毯，則應(yīng)計劃在前幾次使用時進(jìn)行大范圍的起毛。無論您使用清潔服務(wù)還是自己清潔展位，一個好主意都是在展位中隨身攜帶一個清潔工具包。

以下是清潔工具包中包含的物品的列表。

清潔套件內(nèi)容：

• 玻璃清潔劑

• 層壓拋光

• 紙巾

• 剪刀

• 刀，剃刀或盒刀

• 魔術(shù)貼

• 平頭和十字頭多功能螺絲刀

• 指甲油去除劑（作用類似于清漆稀釋劑，用于去除膠粘劑）

• 透明包裝膠帶

• 地毯膠帶（以防萬一）

• 膠帶

• 現(xiàn)場展覽安全服務(wù)

展覽館可以吸引盜竊和間諜活動。如果您想防止上述任何一種情況，表演承辦商可以協(xié)助您保護(hù)展區(qū)。現(xiàn)場安全提供商可以在您指定的時間在您的展位中派遣安全人員。您可以使用展會資料夾中包含的表格訂購安全服務(wù)。

勞動，參加人員或雇員可能會發(fā)生盜竊。由于展會以贈送免費物品（激勵措施）而聞名，因此有些人只是簡單地將邀請發(fā)送了半步。當(dāng)盜竊涉及促銷獎勵時，這是很麻煩的，但是如果它是產(chǎn)品或原型，如果消失了，參與者會錯過，這可能是災(zāi)難性的。

將激勵措施存放在可上鎖的儲物柜中。如果您沒有空位，那么下一個最好的地方是攤位后面或現(xiàn)場外的任何地方。

等到展覽開始之前，列出您的激勵措施。在展覽開幕前，許多來自其他展覽的工作人員四處尋覓過道，以收集獎勵。將激勵措施或任何貴重產(chǎn)品或電子設(shè)備裝在無明顯標(biāo)志的盒子中?？紤]在每次打開后重新密封它們，特別是如果它們不在鎖和鑰匙之下。

間諜活動可能是企業(yè)對企業(yè)展覽營銷的雙刃劍。當(dāng)每個人都在努力通過突破和創(chuàng)新來打動與會者時，他們冒著向直接競爭對手提供專有技術(shù)的風(fēng)險。毫無疑問，競爭對手愿意以犧牲競爭對手為代價來實現(xiàn)飛躍。有許多保護(hù)專有信息的技巧?？紤]在展會時間前后每天在展位張貼保安人員。這些安全人員的到來將阻止流浪者進(jìn)入市場。

現(xiàn)場貨運服務(wù)

現(xiàn)場貨運是指由展會管理方轉(zhuǎn)包的貨運公司，提供進(jìn)出貨運服務(wù)。像所有表演服務(wù)一樣，現(xiàn)場貨運具有便利的優(yōu)勢?，F(xiàn)場貨運公司在展會上設(shè)有服務(wù)臺。他們將最熟悉展會和設(shè)施的接收和發(fā)送方面。如果您使用其他運輸公司，并且您的公司未在展覽會后出現(xiàn)來接您的貨物，則您的貨物將由現(xiàn)場運輸公司“強(qiáng)制運輸”，費用由您承擔(dān)。

大多數(shù)主要承運商都熟悉運輸展覽會的工作，以及卡車排隊在展覽設(shè)施碼頭卸貨時發(fā)生的一般編組過程。無論您使用什么方式，都需要提供明確的說明，以確保在展會設(shè)施處收到您的貨運并交付到您的展位。

運費根據(jù)尺寸和實際重量定價，具體取決于服務(wù)。對于展品運輸?shù)牡孛尕浳铮鍡l箱中的物品很少超過尺寸重量公式。但是，對于展覽品空運，其尺寸和重量都有限制。實際重量很容易超過尺寸重量，就像運送重量較輕的大箱子可能產(chǎn)生額外的超額費用一樣。貨運公司被設(shè)置為根據(jù)貨物的大小和重量，您的郵政編碼和最終目的地的郵政編碼提供即時報價。這些公司根據(jù)公司的年度發(fā)貨量提供標(biāo)準(zhǔn)費率的大幅折扣。

貨運保險

無論您以何種方式運送展覽品，都需要為其零售價全額保險。每100磅貨運的保險費通常為0.1美分。沒有保險，如果您的展位丟失或損壞，承運人的標(biāo)準(zhǔn)保護(hù)約為每磅0.50。因此，請考慮您的10萬美元展品在運輸途中丟失了。如果它重3000磅，并分三箱裝運，則只需要支付1500美元?；蛘?，如果您支付了$ 30的保險，則將退還全部$ 100K的價值證明，例如發(fā)票。不要冒險。在許多貿(mào)易展覽會上，您很有可能會遇到某種貨運損失或損壞。

有關(guān)貿(mào)易展覽或活動營銷的更多信息，請致電或聯(lián)系我們。我們歡迎有機(jī)會為您的下一場展會提供幫助。