展會項目溝通管理概述

　　展會項目溝通管理概述

　　一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，應該包含以下幾方面的內(nèi)容:溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾。

　　展會項目溝通計劃決定項目干系人的信息溝通需求:誰需要什么信息，什么時候需要，怎樣獲得。信息發(fā)布使需要的信息及時發(fā)送給項目干系人。

　　績效報告收集和傳播執(zhí)行信息，包括狀況報告、進度報告和預測。項目或項目階段在達到目標或因故終止后，需要進行收尾，管理收尾包含項目結果文檔的形成，還包括項目記錄收集、對符合最終規(guī)范的保證、對項目的效果(成功或教訓)進行的分析以及這些信息的存檔(以備將來利用)。

　　展會項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。

　　很多展會項目中沒有完整的溝通計劃，導致溝通非常棍亂。有的項目溝通雖然有效，但完全依靠客戶關系或以前的項目經(jīng)驗，或者說完全靠項目經(jīng)理個人能力的高低。然而，嚴格說來，一種高效的體系不應該只在大腦中存在，也不應該僅僅依靠口頭傳授，落實到規(guī)范的計劃編制中很有必要。因而，在項目初始階段也應該包含溝通計劃。

　　在編制展會項目溝通計劃時，最重要的是理解組織結構和做好項目干系人分析。

　　展會項目經(jīng)理所在的組織結構通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求展會項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。

　　最典型也放重要的展會項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項目千系人，所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細致分析的。

　　比如有的客戶希望每周提交進度報告，有的客戶除周報外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查展會項目成果，種種情形都要考慮到，分析后的結果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。