十步現(xiàn)場檢查

你如何突破市場炒作，為下一次企業(yè)活動選擇合適的地點?這里有10個步驟，以及內(nèi)部提示，可以幫助您成功地進行站點檢查。

一個活動策劃死后去了天堂。在天國之門，圣彼得也邀請她去看看地獄，這樣她才能理解自己的選擇。地獄看起來不錯——事實上比天堂更好。她做出了選擇，卻發(fā)現(xiàn)自己被烈火和硫磺包圍著。她抬頭仰望天空，喊道:“這不是我以前見過的地獄?！薄皩Σ黄?，”圣彼得說，“那只是現(xiàn)場檢查?！?a target="_blank" href="http://voxxroxx.com/expo/intergift-autumn.html" style="color: rgb(238, 150, 1); text-decoration-line: none; font-family: 微軟雅黑; white-space: normal; background-color: rgb(255, 253, 246);">西班牙馬德里國際秋季禮品及家居飾品展覽會

開玩笑地說，為你的公司活動選擇一個地點是計劃一個活動最重要和最困難的部分之一。當他們在追求你的生意，你的客人將會體驗到什么時，你如何區(qū)分這些美好的畫面?

一旦你確定了你的活動目標，評估了你的參與者的需求，并將你的可能的場地縮小到兩到三個站點的簡短列表，它通常會歸結(jié)到最重要的站點檢查。遵循這10條建議，你更有可能找到一個合適的場所，而不會陷入事件策劃的地獄。

1.開始暗地里

出席者對場地的第一印象為接下來的活動奠定了基礎。如果你在機場被豪華轎車接走，不去標準的前臺辦理登機手續(xù)，睡在升級的房間里，享受高端設施，你的第一印象可能會大不相同。

獲得與會者將遇到的真實想法的最好方法是在“秘密模式”中啟動站點檢查。在你預定的旅行之前飛進去，先自己檢查一下場地。

當你到達會場時，你的第一印象是什么?主入口是否受歡迎，是否有供參會者非正式會面的區(qū)域?如果這是酒店的財產(chǎn)，當你到達的時候，是否有人向你打招呼，問你是否需要幫助處理你的行李?前臺人員充足嗎?

當你在房子周圍走動時，注意場地的方向標志。你能很容易找到路嗎?還要確保場地是符合美國殘疾人法(ADA)的無障礙停車場、輪椅坡道、盲文標志等。

檢查物業(yè)的狀況——包括公共區(qū)域的地毯、窗簾和家具的清潔程度。在酒店的場地上，你可以進入正在打掃的房間，看看它們是否和你的房間和你在旅行中看到的其他房間一樣。定期檢查你的手機或平板電腦，看看是否有免費的Wi-Fi，或者是否覆蓋范圍緩慢且參差不齊。

2.請求正確的指導

當你安排你的官方旅行時，問一下你真正要合作的人(例如:如果你的銷售人員認為你想聽什么，他(她)就會告訴你。與你協(xié)商合同的那個人并不是在計劃過程中跟蹤你的那個人，你需要弄清楚那個人是否是你愿意與之共事的人。

您還需要請求與您一起工作的人員或人員的憑據(jù)和經(jīng)驗級別。我曾有過與不合格的設施經(jīng)理共事的糟糕經(jīng)歷，在此期間，我把所有的時間都用在了酒店業(yè)的“語言”上，并且聽到“我要檢查一下，然后和你聯(lián)系?！?/p>

3.做背景調(diào)查

當你開始參觀時，問一下公共/功能區(qū)域的最后一次翻修是什么時候完成的，如果可以的話，問一下最近升級的臥室家具和床單的日期。我的同事瑪格麗特·肯尼迪(Margaret Kennedy)是CMP的成員，她說，床上用品和床墊至少應該每五年更換一次——尤其是在入住率高的會議城市——其他裝飾和化妝品更新至少應該每8到10年更換一次。

詢問未來的建筑或翻新計劃，以及這些計劃是否會影響你的活動日期。目前該物業(yè)是待售還是待售?物業(yè)計劃是否有變更管理，如果有，是什么時候?

在同一地點，了解其他組織將在你的活動中擔任什么職務。在你的活動中，如果其他組承包相鄰的空間，你能被通知嗎?

還要詢問場地內(nèi)部供應商提供的服務和價格列表，如視聽、電信和互聯(lián)網(wǎng)、花卉和電腦租賃，并詢問是否有任何供應商有提供這些服務的獨家合同。排他性會扼殺競爭，并會大大提高價格。

4.你的活動照片

當你在函數(shù)空間中漫游時，想象一下你具體的事件安排。你的登記處在哪里?你會使用哪個會議室?你會在哪里建立你的展覽大廳，舉行招待宴會，舞臺娛樂，或提供食物?如果這些功能中的任何一個在室外進行，在惡劣的天氣情況下，有什么備用方案?你會在哪里找到員工辦公室和擴音器的綠色房間?評估每個領(lǐng)域是否足以滿足您的需求。

考慮到你需要的影音設備和食物、等級材料或服務站，確保得到準確的樓層平面圖，最大限度地滿足各種設置(如:接待處、劇院、教室、圓形、新月形等)和所有房間的官方消防規(guī)范。如果你的出席人數(shù)超過你最初的估計，設施是否有多余的空間?

問很多關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)接入和有線和無線網(wǎng)絡連接的成本的問題。如果必要的話，讓你的內(nèi)部技術(shù)團隊參與進來，以確保你已經(jīng)充分評估了所有的互聯(lián)網(wǎng)和電源需求。

參觀你在活動期間使用的會議室。它們是在設備的同一層，還是分布在不同的樓層?如果電梯被用來在它們之間穿梭，那么在休息時間，電梯的數(shù)量是否足以讓你的客人移動呢?

是否有足夠的標牌給直接參會者?會議室附近有足夠的洗手間嗎?如果您的客人將得到小吃和餐點，那么會議室、展覽廳和餐飲區(qū)之間的距離是多少?

留意房間的功能，因為它們與你的AV需求有關(guān)?？紤]內(nèi)置的音響系統(tǒng)、數(shù)據(jù)端口、AV和與會者的筆記本電腦等。檢查是否有視覺障礙，如支架或燈具，以及相鄰房間的聲音出血問題，特別是如果房間是用折疊墻隔開的。

對與會者來說，溫度總是一個“熱點”。功能和會議室的溫度是如何控制的，每個房間都有獨立的恒溫器嗎?如果是的話，誰來控制它?

5.走在幕后

不要把你的訪問限制在場館想要帶你去的地方;要求一個臨時的參觀“房子后面”，尋找清潔和組織。根據(jù)會議的類型，檢查該物業(yè)的運輸碼頭的通道、貨運電梯的接近程度和容量、設施的貨物接收和物料處理能力，以及倉庫的位置和安全性。

確保會場內(nèi)的會議家具、亞麻布、裝飾品、道具等足夠滿足您的活動需要。確保這些家具的狀況符合你的標準，因為許多場地已經(jīng)延長這些項目的壽命，以節(jié)省金錢。

6.大快朵頤

食物質(zhì)量對你的參會者來說很重要，你不希望干巴巴的三文魚成為你活動中最難忘的部分?？紤]一下場館的標準菜單，問問你是否可以與廚師或其他餐飲公司合作，為主題活動和有特殊飲食要求的參會者定制菜單。現(xiàn)在有這么多不同的食物需求(例如:純素、無麩質(zhì)、乳糖不耐癥、堅果或海鮮過敏等)，有必要弄清楚哪些食物是標準的，哪些可能需要廚房的其他安排。

考慮設置一個品嘗你可能提供的食物的項目來檢查食物的質(zhì)量和呈現(xiàn)。場館的食品質(zhì)量保證是什么?在預計的客人數(shù)量之上，它保證有多少數(shù)量?場館何時要求最終出席人數(shù)?另外，你也可以詢問一下最低的費用，無論是餐費還是活動費，因為餐飲是場館收入的主要來源，在你協(xié)商住宿和會議室的時候也會考慮。

獲取任何額外收費的清單，如行政費用、調(diào)酒師或咖啡師的人事費、使用你自己的餐飲服務供應商的收購費用、小費、酬金和銷售稅的標準百分比。并找出服務器與客人的比例，以確保人員配備足夠。最后，通過訂房服務來測試電話人員的友好程度、交貨速度和菜單的質(zhì)量。

7.滿足員工

在經(jīng)歷了幾年的不景氣之后，酒店和其他場所都在壓縮預算以提高收入，許多酒店都削減了員工數(shù)量。因此，要找出員工與客房的比例以及員工的平均工作時間。將這些數(shù)字與您正在考慮的其他屬性進行比較。長壽是員工受到善待的一個很好的標志，也會反過來善待你的客人。特別重要的是要弄清楚設施的總經(jīng)理和部門負責人在那里工作了多久，因為他們將在你的活動的成功中扮演重要的角色。

一定要去見宴會經(jīng)理和隊長，以及那些管理會議室陳設、床單、裝飾、房間布置和餐飲服務的人。如果其它服務如AV和Internet是排他性的，也要與這些領(lǐng)域的管理人員會面。在你的活動中，它們都將是非常重要的接觸點，以保持一切順利和及時。如果適用于您的活動，請詢問與您有工作關(guān)系的本地第三方供應商的列表，如綜合服務承包商、目的地管理公司、安全供應商和運輸供應商，以便將您的客人從機場、酒店和活動之間轉(zhuǎn)移。

了解一下場館的工會合同有哪些限制，這些限制可能會影響你獨自完成基本任務的能力，比如從筆記本電腦到投影儀運行標準的視頻線纜，或者設置自己的投影屏幕。這些似乎是很小的細節(jié)，但當涉及到你的最終發(fā)票時，它們可以很快地計數(shù)。有一次，當我?guī)е约旱挠芯€電視去參加一個活動時，有人告訴我不能用它。取而代之的是，場地向我收取了50美元的有線電視租金，然后增加了勞動和服務費，以及稅收。還有一次，我在莫斯康中心(Moscone Center)舉辦了一場午餐會，為了安裝和拆卸一個簡單的彈出式投影屏幕和LCD投影儀，我被收取了兩個5小時的最低費用。

最后，問一問酒店員工是否屬于集體談判協(xié)議(工會成員)的一部分，如果是，他們當前的合同何時到期。如果他們的合同在你的活動之前或期間到期，那么很有可能發(fā)生罷工，這可能會破壞你的活動。

8.做一個安全檢查

作為一名活動專業(yè)人士，你有責任確保你選擇的場地對你的參會者是安全的。詢問當?shù)氐姆缸锫?，獲取場館的安全和安保政策，并詢問目前的安保人員水平。場地保安人員完成了哪些培訓?它的安全官員是否接受過心肺復蘇或除顫器的使用培訓(如果現(xiàn)場有的話)?距離最近的醫(yī)院和急診室有多遠?

注意走廊里的燈光，晚上被房間鑰匙激活的有限通道門，停車場和停車場的照明。還要檢查所有的消防出口是否有正確的標記和照明，并討論場地的疏散程序。

9.檢查引用

向你的銷售代表詢問最近在會場舉辦活動的三位活動策劃人的聯(lián)系方式。并通過LinkedIn組或其他論壇，利用行業(yè)內(nèi)的小道消息，獲取場地的第一手資料。

如果在你的現(xiàn)場檢查中出現(xiàn)機會，你可以向現(xiàn)場的其他會議策劃者介紹你自己，他們可以分享他們對與場地的整體關(guān)系的見解。

10.好好筆記

確保您使用相同的矩陣在每個地點收集和記錄信息。我喜歡做一個電子表格來比較我所考慮的場地的不同方面，有足夠的空間在我游覽的時候記下快速筆記。我還分析了我所參觀的場館的優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅。當我在做決定的過程中，我給每個屬性拍了很多照片，以幫助我更新記憶。

盡管你的數(shù)百個問題可能會讓你的導游筋疲力盡，但是仔細的檢查和詳細的分析應該能幫助你發(fā)現(xiàn)潛在場所珍珠般的外表背后的任何火藥味和硫磺味。西班牙馬德里國際秋季禮品及家居飾品展覽會

一步一步的檢查

以下是我對現(xiàn)場檢查的10步方法的簡要概述。使用它來指導你下次的場地檢查，并幫助你為公司的活動選擇最好的物業(yè)。

1。悄悄開始:在你預定的參觀時間到來之前，要有足夠的時間，觀察酒店員工對你的態(tài)度，直到他們意識到你在那里進行現(xiàn)場檢查。

2。要求合適的導游:如果你在現(xiàn)場預定了活動地點，要求現(xiàn)場導游是你真正要合作的人。

3所示。做一個背景調(diào)查:找出酒店最近更新的床上用品和床墊。一般來說，這些東西至少應該每五年換一次。

4所示。想象一下你的活動:考慮到任何視聽設備或其他設備，獲得精確的樓層平面圖，最大限度地滿足各種設置和所有房間的消防規(guī)范要求。

5。走到幕后:要求一個“房子后面”的臨時旅行，尋找干凈和組織。

6。周詳:安排一次品嘗你正在考慮為客人提供的食物，以檢驗食物的質(zhì)量和呈現(xiàn)。另外，你也可以要求一份你可能產(chǎn)生的額外費用的清單。

7所示。與員工會面:一定要與宴會經(jīng)理和機長會面，以及負責會議室陳設、床單、裝飾、房間布置和餐飲服務的人員會面。

8。做一個安全檢查:詢問當?shù)氐姆缸锫剩@得一份場地的安全和安全政策，并詢問目前的安全人員水平。

9。查閱參考資料:向你的銷售代表詢問最近在會場舉辦活動的三位活動策劃人的聯(lián)系方式。聯(lián)系這些人獲得反饋和洞察力。

10。記好筆記:確保你使用相同的矩陣來收集和記錄你訪問的每個地點的信息。并且在你的訪問結(jié)束后，多拍一些照片來幫助你恢復記憶。